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大型會議活動怎麼策劃執行?怎麼安排?

文章來源: 重慶演出公司   時間: 2020-09-13

  

舉辦大型會議活動的時候需要與領導溝通了解會議目的,然後草擬初步方案,與領導確認,之後細化方案、合理分配工作,最後進行分工,那麼具體怎麼進行安排的呢?下麵就和小編一起來看看吧!

大型會議活動怎麼策劃執行

一、與領導溝通了解會議目的

策劃之前的溝通是必不可少的工作,了解領導舉行會議的目的,確定整個會議策劃的大方向,方案要體現出主辦方的意圖,否則完全是無用功。比如要溝通好會議的主題是什麼?多大規模?請哪些領導來?議程是什麼?有什麼特別交代的事項?

二、草擬初步方案,與領導確認

溝通之後應該將初步的方案擬寫出來,交給領導來審核。因為在溝通過程中,有可能出現理解偏差的情況,把方案寫到紙上,能夠及時糾正,避免走偏。同時,如果領導需要修改,或者有新的想法,也可以及時加上去。

三、細化方案

初步方案確認後,就要來細化每一個環節了,這一步驟是最重要的一步。可按照“會前、會中、會後”的思路來安排好每一個步驟。

1、會前準備:會議通知、落實與會人員名單、安排會場、會場平麵圖、會議簽到、會議材料發放等等。

會前準備工作量較大,會場的安排比較講究,根據不同的會議來布置現場,同時也要考慮作為安排等等。諸如會議通知、簽到的事項,可以借助會議助手軟件來協助,大大減少工作量。

2、會中:物料配合、人員配合

會議每一個環節需要什麼物質材料配合?工作人員在每一環節應做什麼?都需要策劃到位。比如會議中有現場抽獎的環節,那是用轉盤來抽獎?還是可以用會議助手軟件來投放到大屏幕抽獎,人人可參與到彈幕互動?

3、會後:會議紀要、總結、宣傳報道

會議結束後需不需要進行宣傳報道?如果需要就要準備照片和宣傳稿。會議紀要可以通過會議助手在企業微信發布,方便與會人員及時查閱,如有修改意見也可以在評論區提出。

四、合理分配工作

執行中很有可能出亂子,要懂得與同事分工合作,千萬別一個人把全部活攬下來。如果真有什麼特殊情況,到了緊要關頭往往都是顧得了頭顧不了尾了,因此分工合作是必需的,多一個人分擔處理當然會更靠譜。

五、主辦人公布策劃方案並宣布分工

策劃方案確認完成後,由領導來公布並分配工作,這一點很重要,畢竟自己沒有分工權力,同事不一定能全力執行。由領導出馬,那就變成了自己分內的工作,這是不一樣的性質。完成了以上的策劃工作,那麼執行下去就會事半功倍。當然,在執行過程中會遇到各種各樣的情況,這時就需要及時調整,靈活處理啦!

舉辦大型會議該怎麼安排

1、活動主題要重視

大型會議活動在布置的時候切記要切合活動主題,要符合會議的主題才行,並不是你想什麼就做什麼的,更不是隨便你各種天馬行空,在布置會議場地的時候,是要根據主辦方的具體要求,會議舉辦的具體性質等各方麵來進行設計布置的,隻有這樣才能更凸顯會議的宗旨及其目的,總不能要舉辦一個度假型會議的時候,你把整個現場設計布置得很商務化,跟國家領導開會一樣的形式肯定不妥的,度假型的會議在整個現場的風格設計布置上肯定是要更個性化和輕鬆愉快化,要更酷炫和活躍才行的。

2、會議要注重其正規性

一般參會人員對現場的設計布置不會有太多特殊的喜好,也不會過多去評論指點,但在他們進入會場的那一刻,他們的腦子裏麵會有一個非常直觀的心理感受,是否整潔、特色、明顯、好看、有趣等一些心理感受會在腦子裏瞬間閃過,所以讓整個會議現場的設計布置變得更整潔有序,導示清晰,場地幹淨,工作人員負責等,這更顯示出此次會議的正規性,也更能給參會人員留下更好的企業形象。

3、樸素也能舒適大氣

對於一場大型會議活動來說,主辦方肯定更關心更注重的是會議的整體效果,所以對於場地的選擇上,主辦方更傾向於舒適的會議環境,不管是參會嘉賓領導還是媒體、觀眾,都有一個更舒適的會議環境,整場會議參加下來也會更舒適。

其次,主辦方還看中設計布置場地時需要耗費的資金,主辦方都希望用足夠經濟實惠的方法實現他們的想法和目標,所以在設計布置會議現場的同時,也盡量以樸素為主,不是花花綠綠才是最好的選擇,往往樸素的會議現場更顯得舒適大氣和整體性。

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